L’Assistant Téléphonique IA, une innovation au service des cabinets médicaux

L’arrivée de l’intelligence artificielle est en train de bouleverser les pratiques professionnelles dans tous les secteurs et la médecine n’échappe pas à cette tendance. De nouveaux outils innovants, gérés par IA, arrivent sur le marché et permettent aux médecins d’optimiser leur organisation quotidienne. C’est le cas de l’Assistant Téléphonique proposé par CompuGroup Médical. De quoi s’agit-il exactement ? Quelles sont ses fonctionnalités ? Ses bénéfices ? Toutes les réponses à vos questions dans cet article.

Assistant Téléphonique IA pour cabinets médicaux : de quoi s’agit-il ?

L’Assistant Téléphonique est un assistant vocal intelligent qui prend en charge les appels téléphoniques de vos patients. Contrairement à un serveur vocal interactif qui délivre des messages pré-enregistrés et donc identiques pour tous les interlocuteurs, l’Assistant Téléphonique comprend leurs questions et adapte ses réponses en utilisant un langage naturel, proche de celui d’un être humain.

Fondé sur l’intelligence artificielle, l’Assistant Téléphonique propose une alternative innovante et efficace aux solutions traditionnelles de gestion des appels des patients. Il peut être utilisé seul ou en complément du secrétariat sur site, du télésecrétariat, mais aussi de la prise de rendez-vous en ligne.

Quelles sont les fonctionnalités de l’Assistant Téléphonique IA ?

L’Assistant Téléphonique de CompuGroup Medical propose de nombreuses fonctionnalités pensées pour réduire au maximum la charge mentale liée à la gestion des appels entrants.

• Il offre une réponse immédiate et continue à vos patients 24h/24 et 7j/7.
• Il oriente les patients vers la solution la plus adaptée à leur situation : prise de rendez-vous au cabinet et dans des délais appropriés, téléconsultation, incitation à se rendre aux urgences, etc.
• Il fixe les rendez-vous et bloque les créneaux directement dans votre agenda en ligne ClickDoc Pro.
• Il envoie automatiquement des SMS de confirmation et de rappels pour limiter les rendez-vous non honorés.
• Il génère une synthèse de chaque appel reçu avec le nom et les coordonnées des patients, ainsi que la raison de leur appel. Il vous donne également la possibilité de répondre à leur demande par SMS.

L’Assistant Téléphonique de CompuGroup Medical : une solution entièrement paramétrable

Chaque cabinet médical est unique ! C’est pourquoi notre Assistant Téléphonique est personnalisable à 100 %. Vous pouvez le configurer pour un seul médecin ou pour plusieurs dans le cas d’un cabinet de groupe ou d’une Maison de Santé Pluriprofessionnelle (MSP). Chaque praticien peut lui donner des consignes différentes, comme ses horaires de consultation, ses règles d’accueil, de fonctionnement et de transfert des appels, ses différentes prestations et tout autre information qu’il juge nécessaire au bon fonctionnement de son activité.

Quels sont les bénéfices concrets de l’Assistant Téléphonique IA pour médecin ?

Opter pour l’Assistant Téléphonique, c’est faire le choix de la performance et de la sérénité :

• Il réduit la charge de travail de la personne qui répond habituellement au téléphone, que ce soit vous ou votre secrétaire. C’est ainsi plus de temps passé avec les patients pendant la consultation et dans la salle d’attente. Votre secrétaire peut également se concentrer davantage sur les tâches administratives.
• Il diminue drastiquement les appels perdus : toutes les demandes sont traitées directement par l’assistant ou redirigées vers vous grâce à la synthèse.
• Il permet de gagner du temps chaque semaine, jusqu’à plusieurs heures selon les cabinets médicaux.
• Il améliore l’accueil des patients et donc la relation que vous entretenez avec eux. Fini la frustration des appels qui n’aboutissent pas : ils peuvent vous joindre à tout moment du jour ou de la nuit, même en forte période d’affluence.
• Il vous offre souplesse et sérénité : vous pouvez transférer vos appels vers l’Assistant Téléphonique dès que vous avez besoin d’une pause ou d’un moment de concentration.
• Il s’installe rapidement via un accompagnement personnalisé et un paramétrage réalisé par les équipes de CompuGroup Medical.
• Son interface est simple et ergonomique.
• Il répond à toutes les exigences de sécurité et de confidentialité : hébergement des données en Europe, conformité HDS et RGPD.
• Combiné avec l’agenda ClickDoc Pro, il offre une solution complète à la gestion des appels patients.

Dans quelles situations utiliser l’Assistant Téléphonique IA ?

L’Assistant Téléphonique peut s’utiliser de différentes manières, selon vos besoins spécifiques.

Vous pouvez par exemple vous reposer entièrement sur lui et lui confier 100 % de vos appels entrants pendant et en dehors des horaires d’ouverture de votre cabinet.

Vous pouvez également l’utiliser en complément de votre secrétariat ou télésecrétariat : transférez les appels en journée pour soulager vos équipes, notamment lors des pics d’activité ou seulement pendant la pause méridienne et en soirée.

Si vous travaillez seul et répondez vous-même au téléphone, vous pouvez transférer les appels vers votre assistant dès que le besoin s’en fait ressentir : lors d’une consultation complexe, pendant vos déplacements, vos visites à domicile ou pour faire une pause tout simplement.

Enfin, vous pouvez confier votre standard à l’Assistant Téléphonique lors de vos périodes de congés et ainsi traiter les appels à votre retour. C’est un bon moyen de rassurer vos patients pendant votre absence.

Quelques cas concrets de synthèses d’appels gérés par l’Assistant Téléphonique

L’Assistant Téléphonique génère une synthèse de chaque appel reçu en temps réel. Vous pouvez ainsi les prioriser et les traiter à votre rythme. Pour répondre à chaque demande, vous pouvez faire le choix de rappeler le patient ou de lui envoyer un SMS via l’interface de l’Assistant Téléphonique.

Voici quelques exemples concrets de synthèses que vous pouvez voir apparaitre dans votre tableau de bord:

• 10h13 – Bernard Portier souhaite être recontacté pour revoir le dosage de son traitement.
• 11h58 – Sacha Bertelot souhaite un certificat médical pour son cours de danse. Elle demande s’il faut prendre rendez-vous ou si le certificat peut être envoyé par email.
• 12h03 – Arnaud Duport voulait les horaires d’ouverture du secrétariat pour venir chercher son renouvellement d’ordonnance – Demande traitée

Avec l’Assistant Téléphonique, vous passez à un niveau de gestion des appels supérieur. Utilisé seul ou en complément de votre secrétariat, il transforme votre organisation quotidienne pour des journées plus efficaces et plus sereines. Facile à installer, sécurisé, personnalisable, il vous offre du temps et vous aide à vous concentrer sur ce qui compte vraiment : vos patients.