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Eine optimierte Personaleinsatzplanung schont Ihre wertvollsten Ressourcen
Die CGM ON DUTY Dienstplanung unterstützt die Personaleinsatzplanung in Ihrem Krankenhaus umfassend. Beginnend bei der Erfassung von Wunschplänen über die Erstellung von verbindlichen Sollplänen bis zur Erfassung der tatsächlich geleisteten Arbeitszeit. Die Planung wird dabei mittels einer interaktiven Planungsmaske unterstützt, in der die relevanten individuellen Inhalte für die Planung übersichtlich dargestellt werden:
- Planungsraster mit verfügbaren Mitarbeitern und Planungsinformationen in Summenspalten
- Planungstool für die Bereitstellung möglicher Dienstzeiten und zur Definition personalisierter Planungsansichten
- Dienstübersicht in Listenform
- Darstellung von Prüfergebnissen aus Arbeitszeit- und Arbeitsruheprüfungen
- Onlineberechnung der Zeitsalden und Zulagen
- Zeitstempelungen
Welche Features bietet die CGM ON DUTY Dienstplanung?
- Plantafel (Dienste für Sollplanung, Funktionszuteilung)
- Arbeitszeitaufzeichnung (Erfassung von Abwesenheiten und von tatsächlich geleisteten Diensten, Dokumentation von Abweichungen zur Sollplanung, Abgleich mit Zeitstempelungen, Istzeitenanpassung durch Mitarbeiter selbst)
- Zeitwirtschaftliche Abrechnung (Abrechnungsregeln, Stundenkontendialog, Abrechnungsprobelauf)
- Prüfungen (Gesetzliche Arbeitszeitvorgaben, Arbeitsruhe, Alert, Protokollierung, Übermittlung von Prüfergebnissen an Zeiterfassungsterminal, Prüfung von organisatorischen Vorgaben, Freigaberegelungen)
- Auswertungen (Standardreports, Abfrage-Editor, Exportfunktion)
- Zeitmanagement (Stempelungen aus elektronischer Zeiterfassung, Berücksichtigung von organisationsspezifischen oder dienstrechtlichen Vorgaben, automatische Zuordnung von Stempelungen zu Diensten, manuelle Korrekturmöglichkeiten)
- Offline oder Online-Kommunikation mit Terminal
Der CGM ON DUTY Planungsraster als Info-Cockpit für Personaleinsatzplaner
Die Komplexität des optimierten klinischen Personaleinsatzes
Das Erstellen von zuverlässigen Dienstplänen für eine große Anzahl von flexiblen Mitarbeitern unterschiedlicher Berufsgruppen ist ein komplexes Unterfangen. Darüber hinaus soll ein Dienstplan rechtlichen Rahmenbedingungen folgen und zudem wirtschaftlich effizient sein, die Ressourcen bestmöglich auslasten, individuelle Wünsche von Mitarbeitern berücksichtigen und niemanden bei der Zeiteinteilung benachteiligen. Die Erstellung eines Dienstplans ist herausfordernd und nimmt entsprechend viel Zeit in Anspruch. Hier setzt CGM ON DUTY an und unterstützt anhand einer Vielzahl von intelligenten Automatismen.
Die Plantafel bildet als zentrales Planungswerkzeug insbesondere zwei wesentliche Planungsvorgänge ab:
- Planung von Diensten im Rahmen der Erstellung eines Sollplans
- Zuteilung einer Funktion während eines geplanten Dienstes
Zudem kann die Plantafel dabei unterstützen, bei Ausfall eines Mitarbeiters einen Ressourcenmangel optisch anzuzeigen und eine passende alternative Ressource zu finden. Die Plantafel ist ein Raster, in dem ein Kalender den Plananforderungen einer Organisationseinheit gegenübergestellt wird. Im Raster werden den Plananforderungen passende Mitarbeiter zugewiesen.
Im Bereich Istzeiten erfolgt die Erfassung von Abwesenheiten und der tatsächlich geleisteten Dienste. Istzeiten werden durch die Freigabe einer Sollplanung automatisch generiert. Abweichungen zur Sollplanung werden entweder durch manuelle Erfassung oder durch den Abgleich mit Zeitstempelungen dokumentiert. In den Istzeiten werden lediglich Abweichungen zum Sollplan erfasst. Die geplanten Zeiten können mit den erfolgten Stempelungen abgeglichen werden. Über das CGM ON DUTY Webportal lassen sich die Istzeiten auch vom Mitarbeiter selbst anpassen. Die erfasste, tatsächlich geleistete Arbeitszeit ist die Basis für die zeitwirtschaftliche Abrechnung.
CGM ON DUTY ermöglicht die Definition von Abrechnungsregeln, die für Mitarbeiter oder Mitarbeitergruppen individuell konfiguriert werden können. Ein Stundenkontendialog unterstützt die Durchführung der Abrechnung, wobei eine Prüfung auf Einhaltung definierter Abrechnungsregeln erfolgt. Bei Bedarf besteht die Möglichkeit zur Ergänzung optionaler Regeln. Ein Abrechnungsprobelauf bietet zusätzliche Kontrollmöglichkeit vor der tatsächlichen Echtabrechnung. In den Istzeiten können Sie bereits während der Zeiterfassung über die Online-Abrechnung auf eine laufende Kontrolle der Abrechnungsergebnisse zurückgreifen.
CGM ON DUTY unterstützt die Dienstplanung durch umfangreiche Prüfungen. Insbesondere Prüfungen von gesetzlichen Arbeitszeitvorgaben (Tagesarbeitszeit und Dienstlänge, wöchentliche Höchstarbeitszeit, durchschnittliche Wochenarbeitszeit, Anzahl verlängerter Dienste gem. KA-AZG) und von Arbeitsruhe (tägliche und wöchentliche Ruhezeit, Ausgleichsruhe, Ersatzruhe) haben hohe Priorität. Diese Prüfungen erfolgen sofort bei Erfassung oder Änderung von Dienstzeiten und Abwesenheiten. Bei tagesaktueller Ist-Zeit-Erfassung kann eine frühzeitige Erkennung drohender Verletzungen angezeigt werden. Dennoch auftretende, nicht vermeidbare Verletzungen werden in einem Protokoll angezeigt und auch entsprechend begründet dokumentiert. Die Prüfergebnisse sind auch im Webportal verfügbar – sie werden an vorhandene Zeiterfassungsterminals übermittelt, wo eine Warnung der Mitarbeiter vor drohenden Verletzungen gesetzlicher Arbeitszeitvorgaben direkt beim Stempelvorgang möglich ist. Neben der Prüfung gesetzlicher Vorgaben bietet CGM ON DUTY Prüfungsmöglichkeiten von organisatorischen Vorgaben (z.B. Besetzungsstärke, Über- bzw. Unterplanung, erforderliche Skills für die Leistung eines Dienstes, Einhaltung von Kontingenten, u.v.m.). Einstellbare Freigaberegelungen erzeugen Warnungen oder verhindern eine Planung mit Verstoß gegen geltende Vorschriften.
Neben einem Set von Standardreports können über einen Abfrage-Editor individuelle Auswertungen und Reports zur Verfügung gestellt werden. Die Ergebnisse lassen sich einfach über eine Exportfunktion (z.B. nach Microsoft Excel) exportieren und dort weiterverarbeiten.
Die Zeitmanagement-Komponente verwendet Stempelungen aus einer elektronischen Zeiterfassung, um Ist-Zeiten automatisch mit geplanten Diensten abzugleichen. Dabei können organisationsspezifische oder dienstrechtliche Vorgaben flexibel berücksichtigt werden. Eine manuelle Korrektur ist nur dann erforderlich, wenn eine eindeutige Zuordnung von Stempelungen zu Diensten (z.B. durch Fehlstempelungen) nicht automatisch möglich ist.
Die Kommunikation mit den Terminals erfolgt dabei entweder off- oder online. Im Offline-Modus können Sie steuern, in welchen Zeitintervallen Sie Stempelungen von den Terminals abrufen und welche Informationen die Terminals bereitstellen sollen. Im Online-Modus ist das Terminal direkt mit CGM ON DUTY verbunden und liefert sofort aktuelle Informationen zu Zeitsalden.
- Optimierter klinischer Personaleinsatz sichert die Versorgung
- Bestmögliche Zuordnung von Mitarbeiterqualifikationen zu Aufgabenstellungen
- Dienstplaner haben Transparenz und Übersicht über alle Planvorhaben
- Ein Alertsystem zeigt dynamisch auftretende, unplanbare Ressourcenprobleme auf
- Intelligente Regelwerke und automatische Prüfvorgänge sorgen für schnellst mögliches Aufzeigen von Planungsproblemen und erleichtern die zeitwirtschaftliche Abrechnung
- Motiviertere Mitarbeiter durch aktive Einbindung des Personals in die Planung, durch bestmögliche Aufgabenverteilung und durch Fairness in der Planung
- Die Software sorgt für die Einhaltung aller gesetzlichen Vorgaben zum Arbeitszeitgesetz und minimiert dadurch das Rechtsrisiko