Digitaliseren met CGM als oplossing voor het personeelstekort en de toename van complexe zorgvragen

Huisartsenpraktijken hebben door de toenemende ouderenzorg te maken met meer en complexere zorgvragen. Daarnaast zien we bij meerdere van onze klanten een stevig personeelstekort ontstaan. We gingen hierover in gesprek met praktijkhouder Geert Oerlemans en praktijkmanager Robin van Waardenburg van Medisch Centrum Beek en Donk. Deze praktijk is al ruim 10 jaar klant van CGM en heeft onlangs de samenwerking met CGM verlengd en verder uitgebreid. 

Het verzorgingsgebied van Medisch Centrum Beek en Donk, een medisch centrum gelegen in het hart van Zuidoost-Brabant, bestaat hoofdzakelijk uit verstedelijkt platteland. Vanaf deze locatie proberen Geert Oerlemans en zijn team zoveel mogelijk zorg te bieden aan een groot aantal patiënten. “Wij zijn een praktijk met ongeveer 7.800 patiënten en 22 collega’s, waarvan 5 huisartsen", vertelt Oerlemans. “Inmiddels ben ik de enige praktijkhouder en werk ik hier in november alweer 25 jaar. Net zoals de rest van het land hebben we te maken met een stuk vergrijzing waardoor er steeds meer en complexere zorg nodig is. We werken hard om de zorg zo goed en efficiënt mogelijk te organiseren. Daar proberen we de ICT zo goed mogelijk voor in te zetten. Daarom werken we samen met CGM. Dat doen we al sinds 2014.”

Digitaliseren verlaagt de piekdrukte voor de praktijk  

“De grootste uitdaging als praktijkhouder is de behoefte aan complexere zorg in combinatie met de krapte op de arbeidsmarkt”, vervolgt Oerlemans. “Het werven en behouden van personeel is één van de grote uitdagingen. Toch zijn we interessant voor personeel. We zijn een goed georganiseerde praktijk, behoorlijk innovatief en bieden intern ook opleidingen aan. Daarbij leiden we op voor alle disciplines: artsen, POH’ers, assistentes et cetera. Ook bieden wij hier verschillende doorgroeimogelijkheden. Zo kunnen onze assistentes doorgroeien naar de functie van POH'er. Ik vind oprecht dat wij toekomstperspectief bieden en een leuke plek hebben om te werken.”  

Om het landelijke probleem van personeelsbezetting zoveel mogelijk het hoofd te bieden, is Medisch Centrum Beek en Donk ook zeer actief op het gebied van digitalisering. “Denk aan e-consulten, digitale triage of het maken van afspraken via Pharmeon. Dit doen wij in de hoop dat onze assistentes minder belast worden", aldus praktijkmanager Robin van Waardenburg, die beargumenteert dat patiënten voor veel situaties niet meer fysiek naar het spreekuur in de praktijk hoeven te komen. “Bovendien: als er 10% minder auto’s op de weg rijden, dan zouden er geen files zijn. Zo kijken wij ook naar het digitaal afhandelen van een deel van de zorgvragen." Net als Oerlemans ziet Van Waardenburg daarnaast toekomst in digitale assistenten. “Denk bijvoorbeeld aan een terugbelfunctie waarbij patiënten op een rustiger moment teruggebeld worden en wij dus in staat zijn om de werkdruk over de dag te verdelen.”

Efficiency, kostenbesparing en gezondheidswinst  

Met een patiëntenpopulatie zo groot als die van Medisch Centrum Beek en Donk, is de noodzaak van efficiency er niet meer weg te denken. “Wij zijn een lean praktijk”, vertelt Oerlemans. “Dat wil zeggen dat we alle processen zo efficiënt mogelijk inrichten. Dit begint met het voorraadbeheer. Zo zijn we van 500 naar 130 voorraadproducten gegaan en staat overal aangegeven hoeveel er aangevuld moeten worden. Dat heeft voor ons een flinke kostenbesparing opgeleverd.” Een andere belangrijke vernieuwing bij de praktijk is het flexibel inrichten van alle werkplekken. “We kunnen nu thuis of in de kantine werken, zodat een andere arts de spreekkamer kan gebruiken. En als we bij een patiënt op visite gaan, dan kunnen we heel makkelijk het HIS en patiëntendossier meenemen. Vooral bij de toenemende ouderenzorg en de daarbij behorende thuisbezoeken is dat een meerwaarde.”

Minstens zo belangrijk in het kader van efficiency, zijn de eigen werkprocessen. “Deze hebben wij opnieuw tegen het licht gehouden”, vertelt Oerlemans. “Waarom zijn er meerdere personen met één taak bezig terwijl het veel simpeler kan?” In het kader van lean management ziet hij ook voordelen bij de inzet van CGM Analytics. “Hiermee kun je de patiëntenpopulatie beter in beeld brengen. Dat is niet alleen goed voor de gezondheidswinst, maar ook voor een stuk praktijkmanagement. Zo kan CGM Analytics eraan bijdragen dat wij goed declareren. Dus als een patiënt langer op het consult zit, dan is het belangrijk dat we ook het juiste type consult declareren. We willen meer inzicht in het aantal verrichtingen per maand. Of juist een benchmark van het aantal verrichtingen per week ten opzichte van vorig jaar. Ook geeft CGM Analytics zicht op het aantal verrichtingen per werknemer. Waarom zet de ene werknemer meer om dan de andere? Op deze manier draagt CGM Analytics bij aan het lean management van onze praktijk.” 

“Op deze manier proberen wij ICT voor ons te laten werken”, haakt Van Waardenburg in. “Zo gaan we ook gebruikmaken van de telefoonintegratie tussen CGM HUISARTS en Advitronics. Dit heeft onder andere als voordeel dat we statistieken krijgen over het aantal telefoontjes dat we krijgen van patiënten. Hierdoor kunnen wij de bezetting aanpassen of aan de assistenten vragen waarom een patiënt langer in de wacht staat. Ook heeft het als voordeel dat een inkomend telefoonnummer wordt gekoppeld aan het patiëntendossier, met opnieuw efficiency als gevolg.”

Een betrouwbare partner voor alle ICT in de praktijk  

Op de vraag waarom Medisch Centrum Beek en Donk de samenwerking heeft verlengd, krijgen we een stellig antwoord. “CGM ontzorgt ons door één aanspreekpunt te zijn voor al onze ICT-vragen; dus hardware, software en het contact met eventuele derde partijen", aldus Oerlemans. “Dat betekent dat het veel tijdswinst en misschien wel ellende scheelt omdat je als praktijk niet van het kastje naar de muur wordt gestuurd. Daar wil ik buiten blijven. Voorheen was het zo dat Robin een halve dag bezig was met het bellen tussen twee partijen omdat de printer niet werkte. Dat is nu voorbij.”  

“Ook heb ik het contract met CGM verlengd en uitgebreid, omdat CGM luistert naar mijn wensen en ik vertrouwen heb in de toekomstige samenwerking”, zegt de huisarts. “Als er een keer iets aan de hand is, dan weet ik dat er met man en macht gewerkt wordt aan een oplossing. We hebben ICT keihard nodig om de toenemende zorgvraag het hoofd te bieden. Daar wil ik graag over meedenken. Ieder halfjaar komt er iemand langs om met mij te sparren. Zo las ik laatst iets over het toepassen van AI in het HIS (CGM heeft al een demo-omgeving met AI beschikbaar, red.). Dat wil ik ook, aangezien ik verwacht dat wij steeds uitgebreider moeten registreren. Mensen lezen in de P-regel namelijk zelf via Uw Zorg Online het advies terug. Dan moeten er niet te veel afkortingen in staan. Daarnaast wil ik dat onze praktijk een best practice wordt ten aanzien van zorgdigitalisering. Zodoende kunnen wij andere huisartsenpraktijken de gelegenheid bieden om bij ons een kijkje te nemen.”  

Wilt u meer weten over CGM HUISARTS? Klik dan op de onderstaande knop en download de brochure.