Kassen­sicherungs­verordnung und TSE in der Arztpraxis

Nutzen Sie in Ihrer Einrichtung für das Verbuchen von Barzahlungen das Kassenbuch oder tragen Sie diese im Rahmen Ihrer Privatliquidation als Zahlungseingang ein? Dann beachten Sie bitte: Aufgrund gesetzlicher Vorgaben werden wir diese Funktion zum 31.10.2022 deaktivieren und Ihnen zeitgleich eine neue Kassenbuch-Lösung anbieten.  

Weitere Informationen sowie das Bestellformular erhalten Sie bei der Beschreibung der Funktionen für Ihre CGM-Praxissoftware, in unseren Video-Anleitungen und in den FAQ

Warum Kassensicherungsverordnung und TSE in der Arztpraxis?

Hintergrundinformationen für Arztpraxen

Nach den geänderten steuergesetzlichen Anforderungen gemäß § 146a der Abgabenordnung sind aufzeichnungspflichtige Geschäftsvorfälle oder andere Vorgänge, die mit Hilfe eines elektronischen Aufzeichnungssystems erfasst werden, durch eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) zu schützen.

Die TSE ist ein vom BSI zertifizierter Manipulationsschutz für Kassensysteme, der aus drei Bestandteilen besteht: 

  • Sicherheitsmodul (protokolliert Kasseneingaben),
  • Speichermedium,
  • einheitliche digitale Schnittstelle.

Gespräche mit den zuständigen Finanzbehörden haben ergeben, dass auch die Kassenbuch-Funktion Ihres Arztinformationssystems hierunter fällt und damit TSE-pflichtig ist

Aufgrund gesetzlicher Vorgaben werden wir diese Funktion zum 31.10.2022 deaktivieren und Ihnen zeitgleich eine neue Kassenbuch-Lösung anbieten. Dies bedeutet, dass Sie Ihre bereits getätigten Einträge im bisherigen Kassenbuch zwar weiterhin einsehen können, neue Einträge können ab diesem Zeitpunkt jedoch nicht mehr generiert werden („ausschließlich lesender Zugriff“). Wir möchten Sie zudem darauf hinweisen, dass auch die Privatliquidation kein „Verbuchungssystem“ von Transaktionen im Sinne von § 146a AO ist und lediglich der Dokumentation von Rechnungsstatus dient. Aus diesem Grund mussten wir – im Sinne des §146a AO – Anpassungen innerhalb der Privatliquidation bzgl. der Barzahlung vornehmen. 

Die neue Kassenbuch-Lösung wird alle gesetzlichen Vorgaben an ein TSE-Kassenbuch erfüllen. 

Einen Einblick in die Funktionen der Lösung finden Sie auf der rechten Seite. Für detaillierte Informationen zum Thema schauen Sie sich die Funktion in unseren Video-Anleitungen an. In Kürze haben Sie die Möglichkeit,  Ihr neues Kassenbuch zu bestellen. Bitte nutzen Sie hierfür das untenstehende Bestellformular.  

Einblick Funktionalitäten der neuen Kassenbuch-Lösung

Transaktionen rechtssicher verbuchen und übergeben

Rechtssichere Verbuchung von Transaktionen und Übergabe an die TSE.

Schnelle Erfassung und Suchfunktion

Schnelle Erfassung Ihrer Geschäftsvorfälle und Transaktionen inkl. Filter und Suchmöglichkeiten.

Kassenbeleg mit TSE-Signatur

Erstellung eines gesetzeskonformen Kassenbelegs mit TSE-Signatur.

Kassenabschluss, Kassenabschlusshistorie, Kassenbestand

Kassenabschlusshistorie zur Übersicht, gesetzeskonformer Kassen- und Tagesabschluss sowie Zählbrett beim Durchführen des Kassenabschlusses. 

Datenexport per DSFinV-K

Gesetzeskonformer und standardisierter Datenexport per DSFinV-K.

Muss ich zwingend ein Kassenbuch inklusive TSE nutzen?

Das richtet sich nach dem Ablauf in Ihrer Praxis. Sofern Bareinnahmen, Barausgaben sowie Bareinlagen und Barentnahmen auf Ihre Praxis zutreffen, müssen diese nachweisbar sein. Sofern Sie eine digitale Aufzeichnung nutzen möchten, ist der Einsatz eines Kassenbuchs inklusive zertifizierter technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) verpflichtend. Als digitale Aufzeichnung ist beispielsweise das Führen einer Excel-Tabelle nicht rechtens. Einen generellen Zwang zur einer digitalen Aufzeichnung gibt es allerdings nicht. Wenn Sie keine digitale Aufzeichnung nutzen möchten, besteht auch die Möglichkeit, die einzelnen Ein-/Ausgaben und Ein-/Entnahmen in Papierform zu führen. Eine weitere Alternative besteht auch darin, dass Sie zukünftig komplett auf eine Barkasse verzichten und alle Zahlungen von Privatrechnungen (hierunter fallen auch IGeL-Rechnungen) per Banküberweisung erhalten. Wie Sie in Ihrer Einrichtung diesen Sachverhalt am Besten umsetzen, besprechen Sie bitte mit Ihrem Steuerberater.

Darf ich für eine Kasse immer nur von einem Rechner (Arbeitsplatz) aus kassieren?

Es existiert keine steuerliche Regelung die eine 1:1 Zuordnung zwischen Kasse und Arbeitsplatz vorschreibt. Entscheidend ist, dass der Kunde (bzw. Arzt) betreffend seiner Buchhaltung gewährleisten kann, dass die GoBD ("Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff") eingehalten werden. Die Buchhaltung des Kunden (bzw. Arztes) bildet die Basis für die Besteuerung. Durch die Beachtung der GoBD ist die Richtigkeit der Buchhaltung grundsätzlich gewährleistet.

Ist es im Rahmen der Praxisorganisation daher möglich und gewünscht von einem Rechner (Arbeitsplatz) aus auf mehr als eine physische Kasse zuzugreifen und zu kassieren oder für eine Kasse von einem anderen Rechner (Arbeitsplatz) als üblich Transaktionen zu dokumentieren, so spricht grundsätzlich nichts gegen diese Vorgehensweise, sofern die GoBD und somit die Richtigkeit der Buchhaltung gewährleistet ist. Bitte kontaktieren Sie Ihren Steuerberater im Hinblick auf die Prüfung Ihrer konkreten Situation und der Gegebenheiten in Ihrer Praxis.

Bestandteile der Kassensicherungsverordnung

DSFinV-K
GoBD

Die DSFinV-K ist die Beschreibung einer Schnittstelle für den Export von Daten aus elektronischen Aufzeichnungssystemen für die Datenträgerüberlassung im Rahmen von Außenprüfungen sowie Kassen-Nachschauen. Sie soll eine einheitliche Strukturierung und Bezeichnung der Dateien und Datenfelder unabhängig von dem beim Unternehmen eingesetzten elektronischen Aufzeichnungssystem sicherstellen. Das Unternehmen hat die Daten gemäß den Konventionen der DSFinV-K auf einem geeigneten Datenträger zur Verfügung zu stellen.

Die neue Kassenbuch-Lösung von CGM ist GoBD-konform, verfügt über eine TSE-Anbindung und eine Schnittstelle für DSFinV-K.

Die GoBD regelt, welche grundsätzlichen Prinzipien Unternehmer für ihre Bücher und sonstigen Aufzeichnungen beachten müssen, damit diese für steuerliche Beweiszwecke von den Finanzbehörden anerkannt werden. 

Die neue Kassenbuch-Lösung von CGM ist GoBD-konform, verfügt über eine TSE-Anbindung und eine Schnittstelle für DSFinV-K.

Kassenbuch in Ihrer CGM-Praxissoftware

Die neue, cloudbasierte Kassenbuch-Lösung wird alle gesetzlichen Vorgaben an ein TSE-Kassenbuch erfüllen.

Zusätzlich bietet das TSE-Kassenbuch folgende Mehrwerte: 

  • Zählbrett beim Durchführen des Kassenabschlusses
  • TSE basiert auf sicherer und zertifizierter Cloud-Technologie (Serverstandort Deutschland)

Weitere Details erfahren Sie hier auf der Webseite, in der Dokumentation des Sonderupdates zum Kassenbuch (spätestens Ende Oktober) oder in unserem Online-Seminar.

Die neue Kassenbuch-Lösung wird alle gesetzlichen Vorgaben an ein TSE-Kassenbuch erfüllen.

Bei CGM M1 PRO weicht die Technik etwas von den anderen CGM-Systemen ab und wird mit einem TSE-Stick ausgeliefert. 

Ihre Vorteile: 

  • Die Kassenbuch-Funktion ist tief integriert und mit der Privatliquidation kombinierbar.
  • Die Buchung ist direkt aus der Karteikarte von Patientinnen und Patienten möglich.
  • Buchungen werden strukturiert digital abgelegt und können zur Beweispflicht verwendet werden.
Die neue, cloudbasierte Kassenbuch-Lösung wird alle gesetzlichen Vorgaben an ein TSE-Kassenbuch erfüllen.

Zusätzlich bietet das TSE-Kassenbuch folgende Mehrwerte: 

  • Zählbrett beim Durchführen des Kassenabschlusses
  • TSE basiert auf sicherer und zertifizierter Cloud-Technologie (Serverstandort Deutschland)

Weitere Details erfahren Sie hier auf der Webseite, in der Dokumentation des Sonderupdates zum Kassenbuch (spätestens Ende Oktober) oder in unserem Online-Seminar. 

Die neue, cloudbasierte Kassenbuch-Lösung wird alle gesetzlichen Vorgaben an ein TSE-Kassenbuch erfüllen.

Zusätzlich bietet das TSE-Kassenbuch folgende Mehrwerte: 

  • Zählbrett beim Durchführen des Kassenabschlusses
  • TSE basiert auf sicherer und zertifizierter Cloud-Technologie (Serverstandort Deutschland)

Weitere Details erfahren Sie hier auf der Webseite, in der Dokumentation des Sonderupdates zum Kassenbuch (spätestens Ende Oktober) oder in unserem Online-Seminar.

Video-Anleitungen zum TSE-Kassenbuch

Informationen für CGM ALBIS, CGM MEDISTAR, CGM TURBOMED

Allgemeine Kassenbuchfunktionen

Die nachfolgenden Kassenbuchfunktionen zeigen wir auf Basis einer CGM ALBIS-Präsentation, diese sind jedoch 1:1 auch auf die Systeme CGM MEDISTAR und CGM TURBOMED anwendbar. 

Inhaltsverzeichnis

00:28 Login 

03:16 Einstellungen

5:30 Buchungen vornehmen

11:15 Buchungsbelege (Bon) drucken

12:22 Buchungen stornieren

13:14 Kassenabschluss/Tagesabschluss

Erläuterung „Arbeitsplatz“

Ausfüllen des Bestellscheins

Informationen für CGM M1 PRO
Was ändert sich ab dem 1. November 2022
Was muss ich tun, um ab dem 1. November 2022 mit dem TSE-Kassenbuch arbeiten zu können?
DSFinVK-Export
Einträge vornehmen und stornieren
Lizenzierungsverfahren
Aufzeichnungen Online-Seminare

Aufzeichnung des Online-Seminars CGM ALBIS vom 09.11.2022

Mit dem Aufruf des Videos erklären Sie sich einverstanden, dass ihre Daten an YouTube übermittelt werden und dass Sie die Datenschutzerklärung gelesen haben.

Akzeptieren
Verbuchen von Barzahlungen in CGM ALBIS: TSE-Kassenbuch

Aufzeichnung des Online-Seminars CGM M1 PRO vom 26.10.2022

Inhaltsverzeichnis 

01:17 Allgemeine Informationen

04:47 Einblick in das bisherige CGM M1 PRO-Kassenbuch

13:12 Umsetzung TSE-Kassenbuch in CGM M1 PRO

Aufzeichnung des Online-Seminars CGM MEDISTAR vom 02.11.2022

Informationen zum Download

Alle hier vorliegenden Dokumente zum TSE-Kassenbuch als Cloudlösung (für CGM ALBIS, CGM MEDISTAR, CGM TURBOMED) gehören zu Ihrer Verfahrensdokumentation. Halten Sie die Dokumente der Verfahrensdokumentation bereit, um sie im Fall einer steuerlichen Prüfung vorzeigen zu können.

Häufig gestellte Fragen

Wir möchten Sie mithilfe dieses Dokuments im Umgang mit dem Verbuchen von Barzahlungen innerhalb Ihrer ärztlichen Einrichtung unterstützen. Daher haben wir nachfolgend einige Fragen & Antworten für Sie zusammengefasst. Bei den Antworten handelt es um allgemeine Informationen, ohne Anspruch auf Richtigkeit und Vollständigkeit. Diese Informationen stellen keine (steuer-)rechtliche Beratung dar und ersetzen keinesfalls die Einzelfallprüfung durch einen Rechtsanwalt und/oder Steuerberater.