Det er ikke alltid nødvendig å gjennomføre et nytt anbud når journalsystemet skal byttes eller oppgraderes. Ved overgang fra CGM Journal til CGM Pridok vil mange kunder kunne videreføre eksisterende avtale innenfor regelverket, uten å lyse ut et nytt anbud. Vi har tatt en prat med advokat Thor Beke, daglig leder og partner i Vaar Advokater, om hvordan dette fungerer i praksis.
Hovedregelen om anbud og konkurranse
Reglene for anbud er detaljerte, og feil vurdering kan få store konsekvenser. Samtidig gir regelverket rom for skjønn, og i mange tilfeller finnes det gode muligheter til å bytte journalsystem uten nytt anbud.
Hvilke regler som gjelder, avhenger av kontraktens verdi. Jo lavere verdi kontrakten har (ekskl. mva.), desto friere står dere til å definere hvordan kontrakten skal tildeles.
Under 100.000 kroner: Ingen plikt til konkurranse.
Mellom 100.000 og 1,3 millioner kroner: Kontrakten må tildeles i samsvar med generelle prinsipper i anskaffelsesloven § 4 om likebehandling, konkurranse, forutberegnelighet, etterprøvbarhet, og forholdsmessighet. Oppdragsgiver må hente inn et tilstrekkelig antall tilbud for å sikre konkurranse.
Dersom det dreier seg om en naturlig teknologisk utvikling innenfor samme leverandørforhold, vil det ofte ikke anses som en ny avtale
Thor Beke, Daglig leder og partner i Vaar Advokater
Fra 1,3 millioner kroner: Kontrakten må kunngjøres og tildeles etter gjennomføring av en konkurranse.
– Kontraktsverdien ved anskaffelse av journalsystemer kan ofte ligge mellom 100.000 og 1,3 millioner kroner. I så fall er det ikke krav om å kunngjøre anskaffelsen, men det må åpnes for at flere leverandører får inngi tilbud, forteller Beke.
Hvordan beregnes verdien?
Når dere vurderer verdien av anskaffelsen, må dere følge beregningsreglene som står i anskaffelsesforskriften § 5-4. Verdiberegningen må alltid være forsvarlig, men det er ikke et krav om å forutse nøyaktig hva kontrakten vil være verdt.
Kontraktens verdi skal i utgangspunktet beregnes på grunnlag av et anslag over den samlede betalingen for journalsystemet, ekskl. mva. Hvis journalsystemet innebærer et tidsubegrenset abonnement, skal dere i stedet beregne abonnementets månedlige kostnad over 48 måneder.
– Hvordan kontraktens verdi beregnes, kan være avgjørende for om anskaffelsen havner over eller under terskelverdiene, sier Beke.
Når vurderes overgang som en videreføring?
I praksis finnes det flere situasjoner der en overgang til nytt journalsystem kan regnes som en videreføring av avtalen. I slike tilfeller kan dere vurdere flere forhold som grunnlag for å ikke lyse ut et nytt anbud, blant annet:
- det er de samme avtalepartene eller samme konsern
- betingelsene i stor grad er de samme
- overgangen representerer en naturlig teknologisk utvikling, som fra lokalt installert programvare til skyløsning
- leveransen skjer gjennom eksisterende underleverandørstruktur
– Dersom det dreier seg om en naturlig teknologisk utvikling innenfor samme leverandørforhold, vil det ofte ikke anses som en ny avtale, forteller Beke.
Hvis det anses som en ny avtale
Hvis overgangen formelt regnes som en ny avtale, trenger dere som kunde ikke alltid å gå ut på anbud. Dersom kontrakten er under 1,3 millioner kroner, kan den inngås direkte hvis et leverandørbytte vil føre til urimelige merkostnader.
Urimelige merkostnader kan i dette tilfellet være:
- Markedssituasjon og beregnede byttekostnader
Hvis dere har gjort egne markedsundersøkelser, og vurderingen viser at et leverandørbytte vil koste mer enn en overgang til CGM Pridok, kan dette gi grunnlag for å ikke lyse ut et nytt anbud.
Ved vurderingen kan dere også se på anskaffelsens verdi og kostnadene som følger med et leverandørbytte, for eksempel utgifter til integrasjoner, dataflytting eller andre tekniske tilpasninger. - Teknologisk kontinuitet og redusert risiko
CGM har inngående kunnskap om både CGM Journal og CGM Pridok. Det bidrar til en trygg overgang og reduserer risikoen for tekniske utfordringer.
En slik overgang innebærer en videreføring av eksisterende løsninger, snarere enn et fullt leverandørbytte, og kan dermed anses som et tiltak for å sikre stabil drift. Redusert risiko kan også ha betydning for de samlede kostnadene ved anskaffelsen.
Disse forholdene kan inngå som del av dokumentasjonen for hvorfor et nytt anbud eventuelt ikke er nødvendig. Dette er i tråd med anskaffelsesloven § 1, som vektlegger effektiv bruk av samfunnets ressurser.
– Det avgjørende er å dokumentere hvorfor et leverandørskifte vil innebære uforholdsmessige store kostnader eller risiko, sier Beke.
Hva betyr dette i praksis?
Selv om hovedregelen er at anskaffelser over 100 000 kroner skal konkurranseutsettes, kan dere som allerede bruker CGM Journal bytte til CGM Pridok uten å lyse ut en ny konkurranse. Dette er fordi CGM Pridok leveres gjennom CGMs underleverandør Pridok AS, slik at avtalen fortsatt gjelder mellom de samme partene som før.
Betingelsene for CGM Pridok er i tillegg i stor grad de samme som for CGM Journal. Overgangen innebærer først og fremst en teknologisk oppgradering til en webbasert løsning – en naturlig utvikling i tråd med dagens standarder.
