Apothekensoftware

Software für Apotheken – Mehr als ein Warenwirtschaftssystem

Erfolgreiche Apothekenführung benötigt heute mehr denn je ein starkes Team. Stetig neue und reformierte Regularien beeinflussen die tägliche Arbeit mit Kunden und Patienten. Gleichzeitig steigt auch der wirtschaftliche Druck auf Apothekerinnen und Apotheker. Hier gilt es den Überblick zu behalten. Die eingesetzte Apothekensoftware sollte deshalb eine möglichst ganzheitliche IT-Lösung sein. Worauf es zu achten gilt und was eine gute Software für Apotheken leisten kann, zeigen wir im Überblick.

Häufige Fragen zur Software für Apotheken

Warum brauche ich eine Software für meine Apotheke?

Eine Apothekensoftware unterstützt Apothekerinnen und Apotheker sowie deren Angestellte in allen Fragen des täglichen Betriebs. IT-Lösungen in Apotheken kommen sowohl am HV zum Bedienen der Kunden und Patienten, als auch im Back-Office für die GoBD-konforme Buchführung, betriebswirtschaftliche Auswertungen, Lagerführung und in der Warenwirtschaft zum Einsatz.

Weitere Anwendungsbereiche moderner Software für Apotheken sind allerdings auch das Archiv, die Personalführung und der Einsatzplanung sowie der Einsatz in der Werbung für Apotheken. Schon heute unterstützten Software-Lösungen Apotheker auch bei der Heimbelieferung, der Organisation des eigenen Botendienstes oder bei der patientenindividuellen Verblisterung.

Kaum eine moderne Apotheke kommt heute ohne umfassende Hard- und Softwarelösungen in Offizin und Back-Office aus.

Was zeichnet eine gute Apothekensoftware aus?

Die Grundvoraussetzung für eine gute Software für Apotheken ist ihre Stabilität. Nichts behindert den gewohnten Tagesablauf stärker, als eine Software, die nicht funktioniert. Gleichzeitig sollte die Benutzeroberfläche so aufgebaut sein, dass auch unerfahrene Anwender in der Apotheken-EDV sie gut und schnell bedienen können. Ein einfacher Aufbau, klare Symbole und die verständliche Handhabung sind ein Muss für gute Softwarelösungen.

Welche Funktionen braucht eine gute Apothekensoftware?

Grundsätzlich sollte eine funktionale Software für Apotheken die alltäglichen Aufgaben von Apothekern und Angestellten abdecken. Kassieren und das Erfassung von Wareneingängen sowie der Abgang von Waren müssen jederzeit gewährleistet werden. Darüber hinaus sind GoBD-konforme Tagesabschlüsse unumgänglich um eine gewissenhafte Buchführung sicherzustellen. Selbst wer externe Dienstleister für Buchhaltung und Steuerfragen engagiert, benötigt diese regelmäßigen Informationen.

Außerdem sollte eine gute Apothekensoftware stets aktuelle Arzneimittelinformationen bereithalten. Das erleichtert die Beratung von Patienten und Kunden, ermöglicht aber auch den Arzneimittelsicherheitscheck (AMTS-Check). Interaktionen und Unverträglichkeiten können dann noch vor der eigentlichen Abgabe überprüft und gegebenenfalls korrigiert werden.

Um den wirtschaftlichen Herausforderungen gerecht zu werden , sollte eine optimale Softwarelösung auch Analysen, Statistiken und umfassende Informationen zu betriebswirtschaftlichen Fragen in der Apotheke bereithalten. Praktische Zusatz-Softwarelösungen – auch als Add-Ons bekannt – können in das Warenwirtschaftssystem der Apotheke eingebunden werden. So erhalten leitende Angestellte, Apothekerinnen und Apotheker ein ganzheitliches Bild zur wirtschaftlichen Lage ihrer Apotheke.

Wo stellen Apothekensoftware-Anbieter ihre IT-Lösungen vor?

Neben ihren eigenen Auftritten im Internet, zahlreichen Informationsmaterialien und dem persönlichen Kontakt sind die Hersteller von Apothekensoftware- und Apothekenhardwarelösungen in der Regel auf den wichtigen Messen für Apothekerinnen und Apotheker vertreten.

Sowohl auf der interpharm, als auch auf der expopharm können Interessierte in Kontakt zu den Experten der Softwarehäuser treten und sich unverbindlich und umfassend beraten lassen. Außerdem bieten kostenlose Testwochen einen guten Eindruck von der Funktionalität und dem Nutzen der angebotenen IT-Lösungen.

Was ist ein Warenwirtschaftssystem?

Ein Warenwirtschaftssystem ist eine Softwarelösung. Sie dient der Erfassung von Warenströmen – Eingängen und Abgängen – sowie der Abbildung von Geschäftsprozessen in Unternehmen aller Art. Auch Apotheken kommen heute nur noch selten ohne ein Warenwirtschaftsprogramm aus. Die Komplexität der pharmazeutischen Bedürfnisse, die strengen Dokumentationspflichten, aber auch die wirtschaftlichen Herausforderungen machen ein Warenwirtschaftssystem in Apotheken in aller Regel erforderlich. Gleichzeitig unterstützt es aber auch das Team und vereinfacht den routinierten Tagesablauf.

Auf der Grundlage der erfassten Daten können die Warenströme gesteuert werden. Dies erleichtert die Lagerhaltung und kann Verluste, beispielsweise durch abgelaufene Mindesthaltbarkeitsdaten, verhindern. Gleichzeitig können die Daten für Inventuren, Statistiken oder die Rechnungslegung auf der Grundlage von Kunden-Daten genutzt werden.

Welche Software hilft mir in meiner Apotheke bei der Buchführung?

Bereits durch die ständige Erfassung aller Verkaufsvorgänge sowie aller Einlagerungen neuer Waren bildet die Apothekensoftware des Tagesgeschäft gut ab. Zum Feierabend lässt sich auf der Grundlage dieser Daten ein Tagesabschluss inklusive einer verlässlichen Kassenprüfung anlegen.

Um bösen Überraschungen zum Ende des Geschäftsjahrs vorzubeugen, sollte die Apothekensoftware GoBD-konform arbeiten. Das bedeutet, dass alle „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ so eingehalten werden, wie das Bundesfinanzministerium sie definiert hat.

Ein GoBD-konformer Tagesabschluss kann auch exportiert und externen Dienstleistern – zum Beispiel Wirtschaftsprüfern oder Steuerberatern – zur Verfügung gestellt werden.

Wofür steht „GoBD“?

Die Abkürzung „GoBD“ beschreibt die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff. Sie wurden vom Bundesministerium der Finanzen im Jahr 2014 veröffentlicht und fassen die Anforderungen der Finanzverwaltung an eine IT-gestützte Buchführung zusammen. In voller Länge stehen die Grundsätze auf der Webseite des Ministeriums zum Download bereit.

Kann ich ein Warenwirtschaftssystem kostenlos in meiner Apotheke testen?

Ja, Sie können das neue Warenwirtschaftssystem kostenlos in Ihrer Apotheke testen. Gern beraten wir Sie umfassend und unverbindlich zu unseren Softwarelösungen. Für die LAUER-FISCHER-Testwoche können Sie sich bequem auf unserer Webseite anmelden.

Warum brauche ich ein Qualitätsmanagement-System (QMS) in meiner Apotheke?

Apotheker sind per Gesetz und durch die Apothekenbetriebsordnung (ApBetrO) zur Einführung von qualitätssichernden Maßnahmen verpflichtet. Grundsätzlich wird hierfür ein Qualitätsmanagement-Handbuch (QMH) benötigt. Um die Einhaltung der vorgeschriebenen und selbstauferlegten Maßnahmen zu Qualitätssicherung nachvollziehen zu können, muss ein Qualitätsmanagement-System eingeführt werden.

IT-Lösungen in der Apothekensoftware unterstützen Apotheker und ihre Filialleiter im Apothekenverbund bei der Überwachung und Organisation dieser Maßnahmen. Gleichzeitig können clevere Software-Lösungen Apotheken dabei unterstützen, ihre Arbeitsabläufe noch schlanker und zugleich nachvollziehbarer zu gestalten.

Wozu dient die revisionssichere Archivierung in der Apotheke?

In Apotheken muss eine Vielzahl verschiedener Dokumente archiviert werden. Wer hier alles in Papierform aufbewahren möchte, benötigt große, sichere Lagerräume. Rezepte, Rezepturdokumentationen und buchhaltungsrelevante Belege müssen so aufbewahrt werden, dass sie jederzeit verfügbar sind. Viel leichter fällt hier die elektronische Archivierung mit der Hilfe clevere Software-Lösungen für Apotheken.

Eine gute Apothekensoftware zur Archivierung sorgt dafür, dass aufbewahrungswürdige und aufbewahrungspflichtige Unterlagen sicher, platzsparend und jederzeit aufrufbar gespeichert werden. Damit auch im Nachhinein noch nachvollzogen werden kann, mit der Hilfe welcher technischer Verfahren die Unterlagen archiviert wurden, müssen sie revisionssicher gespeichert werden.

Diese Revisionssicherheit werden von den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD), vom Handelsgesetzbuch (HGB) sowie von der Abgabenordnung (AO) vorgeschrieben.

Mit welcher Apothekensoftware organisiere ich den Verleih von Geräten?

Viele Apotheken verleihen medizinische Geräte an ihre Patienten und Kunden. Von Milchpumpen bis zu Blutdruckmessgeräten ist das Sortiment an verfügbaren Leihartikel äußerst breit gefächert.

Mit der temporären Abgabe von Hilfsmitteln und Geräten sind jedoch auch allerlei Aufgaben für das Apotheken-Team verbunden. Abgabe, Rücknahme sowie mögliche Reinigungsarbeiten und andere Prozesse müssen jederzeit nachvollziehbar sein. Clevere Apothekensoftware-Lösungen unterstützen Apotheker und Filialleiter beim Delegieren dieser Aufgaben. Perfekt integriert ins Warenwirtschaftssystem der Apotheke behalten alle Angestellten auf diese Weise stets den Überblick. Gleichzeitig kann mit der Hilfe dieser IT-Lösungen auch die Einhaltung der eigenen Qualitätssicherungsmaßnahmen überprüft werden.

Mit welcher IT-Lösung kann ich meinen Botendienst effizient organisieren?

Botendienste können dann besonders effizient sein, wenn sich mehrere Apotheken zusammenschließen, um ihre Patienten beliefern zu lassen. Kommen in den unterschiedlichen Apotheken verschiedene Warenwirtschaftssysteme zum Einsatz, könnten Probleme entstehen. Glücklicherweise bietet der Markt auch systemübergreifende Softwarelösungen.

Besonders praktisch ist eine Software für den Botendienst von Apotheken wenn folgende Kriterien erfüllt sind:

  • Integration der Auftragslisten aller versendenden Apotheken
  • Routenoptimierung für den schnellstmöglichen Weg zwischen den einzelnen Zielen
  • Trackingfunktion für Echtzeit-Information rund um den Lieferstatus
  • Benachrichtigungsfunktionen für Auftraggeber und Empfänger

Gleichzeitig sollte eine optimale Botendienst-Software Apotheken eine maximale Kostentransparenz gewährleisten. Das beugt Meinungsverschiedenheiten und Missverständnissen zwischen Partnern vor und sorgt für eine faires Miteinander unter den kooperierenden Apotheken.

Wie kann meine Apothekensoftware Retaxationen vermeiden?

Die Grundlage zur Vermeidung von Retaxationen ist ein gründliches Rezeptmanagement. Trotzdem erschwert die Vielzahl der Gründe für Retaxationen die tägliche Arbeit. Geschulte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, aber auch eine umfassende Apothekensoftware können hier die Lösung zur Vermeidung von Retaxationen sein. Ein Warenwirtschaftssystem mit Rezeptprüfung kann die eingelesenen Rezepte mit den aktuellen Gründen für Retaxationen abgleichen und beispielsweise in einem Ampelsystem die Dringlichkeit einer manuellen Prüfung signalisieren. Gemeinsam mit der passenden Hardware für Apotheken, kann die Rezeptbearbeitung schneller, zuverlässiger und sicherer erledigt werden.

Wie kann ich zielgerichtet für meine Apotheke Werbung schalten?

Neben Bürokratie und strengen Richtlinien werden auch wirtschaftliche Herausforderung zunehmend zu einem Sorgenkind für viele Apothekerinnen und Apotheker. Wer neben der treuen Stammkundschaft auch neue Personengruppen auf sich aufmerksam machen möchte, benötigt heute mehr denn je zielgerichtete Werbung. Schon heute gibt es IT-Lösungen für Apotheken, die es Pharmazeuten ermöglichen, einfach und ohne komplexes Werbewissen treffsichere Werbekampagnen im Internet zu schalten.

Wo finde ich eine Software für aktuelle Arzneimittel-Informationen?

Die LAUER-TAXE® gilt bis heute als Standard unter den Nachschlagewerken von Arzneimittel-Informationen. Allerdings finden sind ihre Inhalte nicht frei im Internet zugänglich. Trotzdem benötigen Krankenhäuser, Kostenträger, Händler und viele mehr häufig Informationen zu pharmazeutischen Produkten und apothekenüblichen Waren.

Die perfekte Lösung für einen ortsunabhängigen Zugriff auf die nötigen Informationen sind IT-Lösungen in der Cloud. Die Daten stehen in der Cloud rund um die Uhr zur Verfügung. Auf dem Markt finden sich sichere Cloud-Lösungen, die alle wichtigen Informationen permanent bereithalten.

Was ist die LAUER-TAXE®?

Die LAUER-TAXE® gilt als gültiges Standardwerk für Arzneimittel-Informationen rund um Medikamente, Medizinprodukte und apothekenübliche Waren. Erstmals erschien das früher auch als Hilfsmitteltaxe bekannte Nachschlagewerk vor über 65 Jahren.

Die Inhalte dieser Übersicht können auch in Warenwirtschaftssysteme für Apotheken integriert werden. Die Informationen zu den über 570.000 pharmazeutischen Artikeln werden zwei Mal pro Monat aktualisiert.

Wo finde ich mehr Informationen zu meiner Apothekensoftware von LAUER-FISCHER?

LAUER-FISCHER unterstützt Sie gern im Umgang mit den Softwarelösungen für Apotheken aus unserem Systemhaus. Eine umfangreiche Online-Hilfe finden Sie in unserem LAUER-FISCHER WIKI. Darüber hinaus finden Sie in unserem Kunden-Center weitere nützliche Informationen, wie beispielsweise unsere Schulungsvideos.

Gern unterstützen Sie auch unsere erfahrenen Kolleginnen und Kollegen unter unseren LAUER-FISCHER Hotline-Rufnummern.

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