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Ständig klingelt das Telefon? Nachforderungen stressfrei mit CGM VT Xenon organisieren

Ihre Einsender erhalten laufend Befunde aus Ihrem Labor. Oft stellen sich bei Einsicht der Resultate weitergehende Fragen oder der initiale Auftrag wurde unvollständig eingereicht. Die Folge ist: es erreichen Sie Nachforderungen – per Telefon, per Fax, per E-Mail.

Die Labormitarbeiter werden ständig durch die eingehenden Anrufe aus Ihrer Tätigkeit gerissen, um die Nachforderung manuell aufzunehmen. Das Arbeitsaufkommen steigt und damit sinken eventuell Arbeitsqualität und Mitarbeiterzufriedenheit. Dabei muss die Nachforderung korrekt zugewiesen und die benötigte Probe im Labor bzw. im Archiv aufgefunden werden. All dies stellt einen Mehraufwand in Ihrem Workflow dar.

Bei elektronischem Eingang von Nachforderungen über Schnittstellen, z.B. bei Nutzung des Order-Entry-Portals wie CGM CHANNEL, werden diese oft nicht direkt wahrgenommen. Erst bei der Prüfung von Restelisten werden die Labormitarbeiter auf die Nachforderungen aufmerksam – was zu enormem Zeitverlust führt.

Um den Prozess der Nachforderung im Labor zu vereinfachen, zu beschleunigen und Fehlerquellen zu vermeiden, stellt das Laborsystem CGM VT mit der neuen Version „Xenon“ eine spezielle Funktion zur Verfügung: das Nachforderungsmanagement inklusive entsprechendem Monitor.

Nachforderungsmanagement im modernen Zeitalter: Monitoring ist der Clue

CGM VT unterscheidet drei Anforderungstypen im Nachforderungsmanagement:

• Initialanforderung (durch Auftragsschnittstelle oder manuelle Erfassung im Labor)

• Automatisierte Anforderung (auf Basis definierter Makro-Regeln / Reflex-Testing)

• Nachforderung (durch Auftragsschnittstelle oder manuelle Erfassung im Labor)

Erreicht Sie ein nachträglicher Auftrag per Fax oder Telefon, kann der Labormitarbeiter die Anforderung direkt in CGM VT unter dem Punkt „Nachforderung“ erfassen. Hier wird neben der gewünschten Untersuchung auch der Auftraggeber inklusive einer optionalen kurzen Begründung genannt. Sowohl manuell erfasste, als auch per Schnittstelle eingehende Nachforderungen, werden sofort auf dem speziell konzeptionierten Monitor ausgewiesen. Die angezeigten Proben werden auf dem Monitor nach Priorität sortiert aufgelistet und der aktuell bekannte Standort ausgewiesen. Sie können so schnellstmöglich aufgefunden werden.

Der Mitarbeiter prüft dann, ob das Material für weitere Messungen ausreicht und ob die Analyte im Probenmaterial noch stabil sind und gibt sie erneut in die Diagnostik. Auch wird dokumentiert, ob die Untersuchung gezielt einzeln angefordert wurde oder ob sie als Teil eines Anforderungsprofils aktiviert wurde. Außerdem werden Nachforderungen in den Bearbeitungsmasken optisch hervorgehoben und in den Befunden differenziert dargestellt. CGM VT Xenon spart Ihnen mit diesem neuen Feature signifikant Zeit und gestaltet die Prozesse übersichtlich und effizient.

Übrigens: Sollte der Einsender zusätzlich das Order-Entry-Tool CGM CHANNEL nutzen, kann der Prozess weiter optimiert werden: Zu einem Analyten kann pro Materialart festgelegt werden, wie lange dieser noch stabil messbar ist. Der Einsender erhält bei zeitlicher Überschreitung einen entsprechenden Hinweis und die Nachforderung kann nicht ausgelöst werden. Im Labor entstehen so keine Anforderungen, die messtechnisch nicht mehr möglich sind und dann ohnehin storniert werden müssten. Die über Schnittstellen übertragenen Nachforderungen werden automatisch als solche gekennzeichnet.

Diese und weitere Highlights, wie der QK- oder der Notfallmonitor, erwarten Sie in CGM VT Xenon im ersten Quartal 2020. Bei weiteren Fragen wenden Sie sich gerne an Ihren Key Account Manager oder senden sie an info.de.cgmlab@cgm.com.