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CGM PRAXISARCHIV – revisionssichere Archivierung für Arztpraxen

Ihre Vorteile

Mit revisionssicherem Dokumentenmanagement Effizienz steigern!

Intelligente Dokumentenerfassung per Scanner

Das Einscannen von papierbasierten Dokumenten ist auch heute noch einer der wichtigsten Arbeitsschritte zum Aufbau eine digitalen Dokumentenverwaltung. Dabei kommt es darauf an, die Dokumente möglichst schnell und mit möglichst wenig Aufwand zu erzeugen. CGM PRAXISARCHIV unterstützt Sie hierbei mit zahlreichen Funktionen.

Scan-Auftrag aus der Karteikarte heraus

Durch ausgefeilte Schnittstellen ist CGM PRAXISARCHIV in viele Abrechnungssysteme integriert. Dadurch ist es möglich einen Scanauftrag per Mausklick oder Tastaturkürzel auszulösen. Je nachdem wie schnell der Scanner ist, können so Dokumente in Sekundenschnelle im Archiv abgelegt werden. Dies ist dann extrem wichtig, wenn die Dokumente zum Beispiel im laufenden Prozess eingescannt und dem Patienten wieder mitgegebenen werden sollen. Je nach Konfiguration kann ein kompletter Scan-Vorgang aus dem Abrechnungssystem mit genau einem Klick durchgeführt werden. Das heißt: Papier in Scanner einlegen, im Abrechnungssystem den passenden Patienten oder Vorgang wählen, nun den entsprechenden Scan-Auftrag mit einem Klick auslösen. Der Scanner scannt nun das Dokument, diese wird in PRAXISARCHIV mit der Angabe von Datenquelle, Patientenzuordnung, Kategorie archiviert, in der Karteikarte mit den entsprechenden Informationen als Zeile abgelegt und verknüpft. Je nach Scanner Modell können so extrem schnelle Scan-Vorgänge erzielt werden. Der folgende Videoclip zeigt sehr anschaulich wie schnell moderne Dokumentenscanner arbeiten.

CGM PRAXISARCHIV: Scannen und archivieren in Rekordzeit:

Scanner-Fernsteuerung

Das richtige Einscannen von Dokumenten ist nicht trivial. CGM PRAXISARCHIV unterstützt Sie bei der richtigen Vorgehensweise. So ist es sehr wichtig das Scanergebnis schon vor den dem Scan bestimmen zu können. Sei es die Scan-Auflösung, das Dokumentenformat, die Farbtiefe oder die Unterscheidung nach Einzel- oder Serienscan und ob Vorder- und Rückseite des Dokuments eingescannt werden sollen oder die leere Rückseite verworfen werden soll. CGM PRAXISARCHIV unterstützt Sie hierbei mit der integrierten Scanner-Fernsteuerung. Mit zuvor konfigurierten Scanner-Vorlagen können Sie bestimmen wie ein Dokument einzuscannen ist. Zum Beispiel, ob es ein DIN A4 Bogen in Graustufen oder ein DIN A6 in Farbe sein soll. Nur so kann gewährleistet werden, dass möglichst hohe Qualität mit möglich wenig Speicherbedarf entsteht.

DATEI-IMPORT und SMART-IMPORT

Neben dem direkten Einscannen aus dem Abrechnungssystem heraus, werden von CGM PRAXISARCHIV auch andere Arbeitsabläufe unterstützt. So ist zum Beispiel auch das Einscannen in zentrale Ordner möglich. Für die Archivierung solcher Dokumentensammlungen bietet CGM PRAXISARCHIV zahlreiche Funktionen, wie dem Datei-Import einem Stapelimport um solche Dokumentensammlungen nach je nach Bedarf komfortabel in die elektronischen Karteikarten abzulegen. Für bestimmte Dokumente steht auch ein SMART-IMPORT zur Verfügung, der Dokumentensammlungen überwacht und automatisch archivieren kann, sobald neue Dokumente erzeugt werden.

ARCHIV-PRINTER und QUICK-ARCHIVIERUNG

Naben den klassischen Datenquellen die aus dem Abrechnungssystem, bzw. dem PRAXISARCHIV gestartet werden, gibt es auch Datenquellen die Dokumente von 'Außen' in das Archiv ablegen. Der ARCHIV-PRINTER arbeitet hier ähnlich einem PDF-Printer und kann von jeder Anwendung aus genutzt werden, die drucken kann. Dabei wird der ARCHIV-PRINTER genau wie ein Drucker installiert und kann dann dafür genutzt werden um Dokumente in das Archiv zu 'drucken'. Für alle anderen Situationen bei denen Dokumente schon vorliegen, kann die QUICK-ARCHIVIERUNG die Lösung sein, indem Dokumente einfach und schnell per rechtem Mausklick in PRAXISARCHIV archiviert werden können. ARCHIV-PRINTER und QUICK-ARCHIVIERUNG sind in jedem PRAXISARCHIV-Arbeitsplatz enthalten.

Revisionssichere Archivierung

Neben der organisatorischen und wirtschaftlichen Effizienzsteigerung in der Arztpraxis ist es eines unserer wichtigsten Anliegen, gemeinsam mit unseren Kunden optimale Lösungen für eine sichere und dauerhafte Archivierung zu entwickeln.

Das TÜV-zertifizierte CGM PRAXISARCHIV ist eines der ersten medizinischen Bild- und Dokumentenarchiv-Systeme, das alle gesetzlichen Vorgaben erfüllt. Neben der GoBD-konformen Archivierung zeichnet sich das Programm durch intuitive Bedienung und optimale Integration in die verschiedenen Abrechnungsprogramme der Arztpraxen aus.

Dies bestätigte auch der TÜV Saarland mit dem Prüfzeichen „Geprüfte Archivierung“.

Dauerhafte Sicherheit für Ihre Dokumentation

Die Sicherheit in CGM PRAXISARCHIV basiert auf dem einzigartigen Secure Document Storage System (SDSS). Einmal archiviert, kann ein Dokument nicht mehr unbemerkt verändert werden. Jede Änderung an einem Dokument protokolliert. Der Originalzustand ist jederzeit verfügbar. Das Ergebnis: Ihre Dokumentenablage bleibt jederzeit nachvollziehbar, unveränderbar und verfälschungssicher – so wie es sein muss und erhält damit eine sehr hohe Beweiskraft.

Neben der eingebauten Sicherheit per SDSS verfügt CGM PRAXISARCHIV über eine automatische Langzeitarchivierung. Hierbei werden die Dokumente je nach Bedarf automatisch auf CD oder DVD gebrannt. Immer wenn die zuvor eingestellte Datenmenge erreicht ist, werden alle neuarchivierten Dokumente auf zwei Datenträger gesichert. Hierbei kommen spezielle haltbare Medien zum Einsatz. Mehr Informationen zu den haltbaren Datenträgern finden Sie hier. (link zum Shop)

Integration in die Praxissoftware

Eine besondere Eigenschaft von CGM PRAXISARCHIV ist die sehr tiefe Integration in viele Abrechnungssysteme. Durch ausgefeilte Schnittstellen ist eine nahtlose Zusammenarbeit von elektronischer Karteikarte und Archiv möglich. Folgende Funktionen stehen je nach Praxissoftware zur Verfügung:

• Aufruf von archivierten Dokumenten aus dem Abrechnungssystem heraus

• direkter Datenquellenaufruf mit Anwahl verschiedener Datenquellen

• Tastaturkürzel zum Aufruf von Datenquellen

• Rückschrieb zu archivierten Dokumenten in die Karteikarte

• Vorschaubild der archivierten Dokumente in der Karteikarte

• Erzeugung von DICOM-Aufträgen, z.B. Ultraschall

• Ablage von Dokumenten aus der Karteikarte heraus

• archivierter Durchschlag gedruckter Dokumente

• Tagesprotokoll der Karteikarte als PDF

• ..

REFA bestätigt: „Digitale Archivierung mit PRAXISARCHIV steigert die Effizienz in der Arztpraxis erheblich!“

Zu diesem Ergebnis kam eine unabhängige Analyse des renommierten REFA-Instituts in deutschen Praxen.

„… bei der Betrachtung althergebrachter Papierarchivierung gegenüber moderner digitaler Archivierung mit CGM PRAXISARCHIV ist deutlich messbar, dass sich durch den Einsatz der von der CGM entwickelten Archivierungssoftware die wirtschaftliche und organisatorische Effizienz einer Arztpraxis mehr als verdoppeln lässt.“ (Quelle: www.refa.de)

Ihre Vorteile von CGM PRAXISARCHIV

  • Zuverlässiger, schneller und einfacher Zugriff auf alle Dokumente
  • Zentrale und revisionssichere Archivierung
  • Konform zum Patientenrechtegesetz §630f BGB
  • Erfüllung der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht (10-30 Jahre)
  • Tiefe Integration, PRAXISARCHIV wird zum Bestandteil Ihres Arztinformationssystems
  • Kombiniert die Ablage in der elektronischen Karteikarte mit echter Dokumentenmanagement
  • Schafft Platz und Ordnung – spart Zeit und reduziert Kosten
  • Steigert Übersichtlichkeit und Effizienz – alle Dokumente auf einen Blick
  • Zusätzliche Bürofunktionen wie z. B. Texterkennung (OCR) oder Arztbriefschreibung
  • Flexibler Austausch bildgebender Systeme möglich
  • Hohe Unabhängigkeit in der Hardware- und Systemauswahl
  • Revisionssichere digitale Dokumentation steigert den monetären und qualitativen Wert der Praxis
  • Weitere Einsparmöglichkeiten bei Porto- und Druckkosten, durch Vermeidung von Papier und von üblichen Medienbrüchen
  • Führt zu mehr Ruhe im Umgang mit der Dokumentation. Somit kann sich das gesamte Praxispersonal, einschließlich des Arztes auf die wesentlichen Dinge konzentrieren – den Patienten!
  • PRAXISARCHIV WEB ist einzigartig – kein Mitbewerber bietet unseres Wissen vergleichbare Funktionen die unabdingbar in der modernen Praxis sind
  • PRAXISARCHIV WEB spart Geld – das Erweitern des Systems mit einem Patientenmonitor kostet jetzt nur noch ein Tablet und eine Tablet-PC-Halterung

Rechnen Sie sich Ihr Einsparpotenzial einfach aus:

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