KAGes: Eine neue Ära in der Stations­logistik

Bis 2013 liefen in allen Lande­skranken­häusern der Steier­märkischen Kranken­anstalten­gesell­schaft m.b.H. (KAGes) dezentrale, filebasierte MATEKIS-Material­wirtschafts­systeme. Nach 25 Jahren war die Lösung definitiv ablösebereit und sollte im Laufe der folgenden fünf Jahre einer modernen, integrierten Logistik­lösung weichen.

Da die KAGes bereits in mehreren Fachbereichen SAP einsetzte, wollte man die Logistikanforderungen mit der Einführung der SAP-Module Materialwirtschaft (MM), Apotheken­management (APM), Fertigung (PP) und Vertrieb (SD) umsetzen.  

Kritischer Erfolgsfaktor bei der Gesamtablöse von MATEKIS war ohne Zweifel die Umstellung im größten Krankenhaus der KAGes dem LKH-Universitätsklinikum Graz. Um für diesen wichtigen Meilenstein gerüstet zu sein, wurde das neue System bei der Pilotinstallation am Standort Leoben eingehend getestet. Entsprechend des umfassenden Projektfahrplans wurde die alte Software nun bis Mitte 2018 an allen Standorten der KAGes endgültig abgelöst.

Im März 2014 fand der Produktivstart des neuen SAP-Material­wirtschaftssystems am LKH-Univ. Klinikum Graz statt, der eine neue Ära in der Versorgung aller Bereiche betreffend Apotheken- und Materialwirtschaftsgüter bedeutete.  

Was sind die wesentlichen Vorteile der neuen SAP-Lösung aus Sicht der Anwender?

Michael Kazianschütz, MBA, MSc (Leiter der Stabsstelle Logistik am LKH-Univ. Klinikum Graz): "Das SAP-System unterstützt nicht nur, sondern erleichterte von Beginn an spürbar viele Logistikprozesse und ist aus unserem Gesamtkonzept Logistik nicht mehr wegzudenken – es bietet in vielerlei Hinsicht die Basis für eine funktionierende Supply-Chain innerhalb unseres Krankenhauses. Das Ausfüllen und Verschicken der Abfasslisten ist seither Geschichte: Die Anforderung von Waren erfolgt heute effizient in elektronischer Form. Die Materialanforderung auf den Stationen kann nun unmittelbar in der zugehörigen Web-Genehmigung bearbeitet werden. Auch alle nachgelagerten Prozessschritte von der Kommissionierung über die Material-Disposition und Bestandsführung bis hin zur Rechnungsprüfung wurden entsprechend prozessoptimiert und vollständig in SAP abgebildet."

Die Kommissionierung wird heute entweder über herkömmliche Kommissionier­listen oder in ausgewählten Lagerbereichen durch Scanner­unterstützung mobil durchgeführt. Die Stations­inventur erfolgt ebenfalls EDV-unterstützt und kann am System jederzeit nach­ollzogen werden. Fremdhaus­­belieferungen werden je nach Träger­­zugehörigkeit über Verkaufsprozesse oder Buchung­skreis­verrechnungen abgewickelt und durch den Einsatz von Schnittstellen zusätzlich optimiert. 

Als Umsetzungspartner für dieses durchaus anspruchsvolle IT-Projekt wurde mit CompuGroup Medical (CGM) ein etablierter SAP-Partner mit Spezialisierung auf das Gesund­heits­­wesen gewählt. CGM brachte neben der branchen­­fokussierten Consulting­­kompetenz auch Logistik-Add-Ons mit ein, die auf SAP-Technologie individuell entwickelt wurden. CGM ist zertifiziertes Partner Center of Expertise für SAP ERP und SAP HANA.

Mag. Bernhard Miksch (Gesamtprojektleiter CGM): "Neben punktgenauer Konzeption, professionellem Projektmanagement und sorgfältiger SAP-Implementierung lag bei einer derart weitreichenden Systemumstellung natürlich auch großes Augenmerk auf exakter Planung und Durchführung der erforderlichen Schulungsmaßnahmen. Im LKH-Univ. Klinikum Graz wurden über 1.000 Stationsuser in einem Zeitraum von sechs Wochen geschult. Parallel dazu fanden die Schulungen der Fachabteilungen in einem anderen KAGes-Haus statt. Diese organisatorische und logistische Herausforderung wurde, wie auch das Projekt im Gesamten, zu vollster Zufriedenheit gemeistert."

Kazianschütz hebt hervor: Die mit maßgeblicher Unterstützung der KAGes IT (IAS6) erfolgreich gelungene Umstellung auf die SAP-Materialwirtschaft bildete insbesondere auch die Basis für ganz wesentliche spätere Logistik­projekte wie beispielsweise der Inbetrieb­nahme des Versorgungs­­zentrums im Jahr 2015, das Thema Versorgungs­­assistenz inklusive Schrank­verwaltung oder die Implementierung unseres Transport­leitsystems. 

Das Versorgungszentrum am LKH-Univ. Klinikum Graz beherbergt heute nahezu die gesamte Versorgung des Krankenhauses: Die Apotheke, das Zentral- und Lebens­mittelmagazin, die Aufbereitungs­einheit für Medizinprodukte (AEMP III), die Küche, das Bekleidungsmagazin, etc. Neben der Anlieferung diverser Gütergruppen über die Tunneleinfahrt direkt ins Versorgungs­­zentrum, erfolgt ab hier auch der Warenausgang in die einzelnen Kliniken. Konkret betroffen ist dabei neben schon erwähnten Gütern die Speisen­versorgung (cook & chill), Sterilgut oder die Wäsche­auslieferung, sowie die Abfall­transporte. Nicht zuletzt ist auch die Post im Versorgungs­zentrum verortet. Das Versorgungs­zentrum ist Ausgangspunkt für den knapp 2km langen Logistiktunnel der Teil eines etwa 7km langen unterirdischen Tunnel­­systems ist. Täglich werden etwa 3000 Logistikfahrten am Klinikum absolviert werden - um Patienten von A nach B zu bringen, um Speisen und Medikamente zuzustellen, wichtige medizinisch­­technische Geräte zu transportieren. So stellt das Versorgungs­­zentrum gewissermaßen das logistische Herz und der Logistik­tunnel die unterirdische Lebensader des Grazer LKH dar.

Was die neue SAP-Logistiklösung insgesamt bringt:

• Integriertes System mit Datenfluss in Echtzeit
• Gemeinsam genutzte Stammdaten
• Standardisierte Kommissionier- und Beschaffungsprozesse
• Minimierung der "Zettelwirtschaft" durch elektronische Materialanforderung mit Genehmigung
• Verbesserte Kommunikation zwischen Stationen und Kommissionierern (aktueller Status der Material­anforderungen ist jederzeit ersichtlich)
• Geringere Entwicklungs- und Wartungskosten durch ein zentrales IT-System
• Durchgängige SAP-Technologie (Optimale Basis für die Zukunft mit SAP HANA)
• Schnittstellenminimierung
• Auswertungsmöglichkeiten innerhalb SAP BW