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SAP Verpflegungsmanagement

SAP auch in der Betriebsküche.

Vorteile aus der Sicht von...

Hohe Funktionstiefe bei voller Integration ins bestehende SAP-System.

Wareneinsatz und bestmögliche Speisenqualität – Krankenhausküchen stehen wahrhaftig vor täglichen Herausforderungen. Neben dem Wissen rund ums Kochen sind dabei das Nutzen von Rohstoff-Synergien, reibungslose Beschaffungs- und Serviceprozesse und professionelle Speiseplanung von größter Bedeutung.

Manuelles Erfassen und Zählen von Menüanforderungen, Bestellungen sowie Essenskarten blockiert dabei den Fluss der organisatorischen Abläufe. Geänderte Rahmenbedingungen in Großbetrieben, Krankenhäusern und Kliniken erfordern daher auch im Bereich der Großküchen den Einsatz modernster IT-Lösungen.

SAP bietet mit dem speziell für Großküchen entwickelten Modul SAP VPM (Verpflegungsmanagement) ein interessantes Standardmodul an. Es ergänzt bestehende SAP Lösungen, insbesondere die Funktionalitäten der Materialwirtschaft und dient der Verwaltung von

  • Lebensmitteln,
  • Rezepturen,
  • Speiseplänen,
  • Anforderern
  • und sonstigen Stammdaten (wie z.B. Gästeverwaltung, Vorschlagslisten, Chip- oder Magnetkarten, etc.).

Prozessüberblick:

Basierend auf den im Speiseplan hinterlegten geschätzten Portionszahlen je Kostform erstellt SAP VPM einen Bestellvorschlag, der in der Materialwirtschaft weiterbearbeitet werden kann. Die Produktionsunterstützung in SAP VPM stellt Arbeitslisten in unterschiedlichen Formen bereit. Der Ausdruck von Produktionslisten erfolgt nach Kochgruppen, Speisenarten oder Arbeitsplätzen (aufgelöste Rezepturen, Arbeitsanweisungen, Hygienevorschriften, Berücksichtigung von Portionsgrößen).

Um eine patientenbezogene Menüanforderung zu ermöglichen, können anforderungsspezifische Stammdaten mit einem Patientenverwaltungssystem gekoppelt werden. Ernährungsphysiologisch relevante Eigenschaften wie Diätformen, Zubereitungsarten, Hinweise und Nahrungsmittelunverträglichkeiten werden zum Patienten verspeichert. Diese Attribute steuern die zur Verfügung stehende Speisenauswahl eines Diätpatienten. Mit der Speisenanforderung können sowohl personenbezogene Einzelanforderungen als auch kostenstellenbezogene Sammelanforderungen für Patienten, Stationen, Mitarbeiter, Abteilungen oder externe Anforderer erfasst werden.

Der Druck von frei gestaltbaren Karten für die Band-Tablettierung erfolgt über die „Ausspeisung“, die auch weitere für die Speisenauslieferung benötigte Listen (Containerlisten, Listen für Schöpfsystem) bereitstellt. Mit der Produktionsrückmeldung erfolgt die Verbuchung der Warenausgänge für die am Produktionstag verbrauchten Rohstoffe.

Funktionshighlights:

Integration SAP Materialwirtschaft

Mehr Effizienz durch volle Integration

Die direkte Anbindung an die Materialwirtschaft stellt die volle Integration in den bestehenden Einkauf bzw. die bestehende Bestandsführung sicher. Alle Standardfunktionalitäten (automatische Disposition, Bestellformulare, Listauswertungen etc.) können auch in der Küchenverwaltung eingesetzt werden.

In der Folge ist eine wesentlich effizientere Lagerwirtschaft durch exakte Speiseplanung, Bestellvorschlagslisten bzw. Verwendung der automatischen Disposition für Lebensmittellager möglich. Alle SAP-Standardanalysen bzw. Kennzahlen (Bestandslisten, Lagerhüter, Reichweite, ABC Analyse, etc.) sind damit auch für die Lebensmittellager anwendbar. Damit ist die größtmögliche Transparenz der Mengen- und Werteflüsse im Küchenbereich gewährleistet.

Die Anbindung an die Materialwirtschaft bzw. an das Rechnungswesen ermöglicht die Übersicht über die Lagerwerte der Küche, die Integration des Kücheneinkaufs in die Beschaffungsprozesse, die Führung eines gleitenden Durchschnittspreises, sowie automatische Verbrauchsbuchungen. Die Anbindung an das Controlling ermöglicht direkte Kostenkontrolle, sowohl vom Küchenbereich selbst, als auch von Verbräuchen anfordernder Stellen, die entweder mit den reinen Rohstoffkosten als auch mit internen Verrechnungspreisen belastet werden können.

Speiseplanpflege

Benutzerfreundliche, übersichtliche Verwaltung von Speiseplänen.

Die Verwaltung von Speiseplänen erfolgt je Kalenderwoche zu beliebig vielen Verwendungen (z.B. Frühstück, Mittagessen, Abendessen). Eine laufende Kosten- und Inhaltsstoffkontrolle während der Pflege der Speisepläne wird durch die Anzeige von Plankosten und Planinhaltsstoffen je Menü bzw. Kostform ermöglicht.

Sowohl personenbezogene Einzelanforderungen als auch z.B. kostenstellenbezogene Sammelanforderungen für Patienten, Mitarbeiter, Abteilungen, Teams, externe Anforderer, etc. können erfasst werden. Auch ernährungsphysiologisch relevante Eigenschaften wie Diätformen, Zubereitungsarten, Allergenkennzeichnungen, Hinweise und Nahrungsmittelunverträglichkeiten zum Anforderer können erfasst werden - diese Attribute steuern die zur Verfügung stehende Speisenauswahl.

Rezeptpflege

Echter Überblick durch automatische Berechnung von Inhaltsstoffen.

Rezepte werden grundsätzlich für Basismengen gepflegt – sämtliche Daten wie Rezeptkosten und Inhaltsstoffe werden in der Folge übersichtlich angezeigt und automatisch hochgerechnet. Die Integration der BLS II.3 Datenbank des BGVV mit ca. 11.000 Datensätzen (Rohstoffe und Fertigprodukte) mit je 150 Inhaltsstoffen (Mineralstoffe, Vitamine, kJoule, Eiweiß- und Fettzusammensetzung, etc.) ermöglicht eine automatische Berechnung von Inhaltsstoffen je Material, Rezept, Menü, Patient oder Verköstigungstag.

Bedarfsplanung

Intelligente Bestellvorschläge erleichtern die Planung nachhaltig.

Basierend auf den im Speiseplan hinterlegten geschätzten Portionszahlen je Kostform erstellt SAP VPM einen konkreten Bestellvorschlag. Dieser Vorschlag entsteht durch Auflösen von Rezepturen der im Speiseplan verwendeten Speisen in kumulierten Rohstoffbedarfe für den jeweils gewünschten Zeitraum. Es erfolgt eine automatische Erstellung von Bestellvorschlägen in Form von Bestellanforderungen mit Prüfmöglichkeit des Lagerbestandes. In der Bestellvorschlagsliste kann eine Zuordnung des gewünschten Lieferanten, eine Mengenanpassung sowie die Überführung in eine Bestellung vorgenommen werden.

Produktionsrückmeldung

Stets aktueller Lagerbestand mittels laufender Warenausgangs-Checks.

Mit der Produktionsrückmeldung erfolgt die Verbuchung der Warenausgänge für die am Produktionstag verbrauchten Rohstoffe. In SAP VPM können dabei sowohl bestandsgeführte Materialien als auch Bestellartikel verwendet werden. Die Verwendung von Bestellartikeln schränkt allerdings den Nutzen des Bestellvorschlags ein, da keine Berücksichtigung vorhandener Bestände möglich ist.