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SAP Apothekenmanagement

Bessere Warenlogistik für klinische Apotheken und Stationen.

In sämtlichen Abteilungen. Also auch in der Apotheke!

SAP Apothekenmanagement (APM) bietet effektive Prozessunterstützung für alle abteilungsübergreifenden Materialflüsse und stellt dabei eine lückenlose Kontrolle aller Materialbewegungen im gesamten Spitalsbetrieb sicher.

Vorteile aus der Sicht von...

Prozessüberblick:

Auf der Station werden Materialanforderungen mittels bereitgestellter Vorlagen erfasst. Für Medikamente steht dazu eine hilfreiche Suchfunktion für Wirkstoffe und ATC-Codes bereit. Bei Bedarf ist zur Erfassung eine Unterstützung durch Barcodescanner möglich.

Die erfassten Anforderungen werden auf der Station elektronisch genehmigt. Dazu können verschiedene Berechtigungen für unterschiedliche Genehmigungsstufen vergeben werden.

Nach dem Erzeugen des Kommissioniervorrates (durch Hintergrundjob oder manuell) werden die genehmigten Anforderungen vom Lagerbereich in der Plausibilitätsprüfung aufgerufen. Dort werden die Anforderungen geprüft und bei Bedarf Änderungen vorgenommen. Beim Speichern der Kommissionierung in der Plausibilitätsprüfung wird für Lagerartikel ein Kommissionierschein gedruckt und im System eine Reservierung für die Kostenstelle angelegt. Nach der Zusammenstellung des Warenkorbes wird der Warenausgang zur Reservierung im System gebucht. Dabei wird ein Warenbegleitschein gedruckt.

Die kommissionierten Materialien können nun auf die Station gebracht werden. Es besteht auch die Möglichkeit, eine mobile Kommissionierung durchzuführen. Dabei wird die Kommissionierliste auf einen Scanner geladen und die Materialien werden bei der Zusammenstellung des Warenkorbes eingescannt. Für Durchläufer wird beim Speichern der Kommissionierung eine Bestellanforderung erzeugt. Diese kann mit Hilfe der Bestellanforderungsliste in eine Lieferantenbestellung übergeführt werden. Beim Wareneingang der Durchläuferbestellung wird wieder ein Warenbegleitschein gedruckt und das Material an die Station ausgegeben.

SAP APM zur Verwaltung von...

Funktionshighlights:

Klassifizierung von Materialien

  • Pharmazentralnummer zur Übernahme der Taxbanddaten wie FAP (Fabrikabgabepreis) und AEP (Apothekeneinkaufspreis)
  • Betäubungsmittel- Kennzeichen identifizieren Suchtgifte für die Suchtgiftabwicklung und den Suchtgiftscheindruck
  • ATC-Code als Gruppierungsmerkmal der Materialien nach dem internationalen Anatomisch-Therapeutisch-Chemischen Klassifikationssystem
  • Wirkstoffe zur Suche nach entsprechenden Arzneimittel
  • EAN-Nummern ermöglichen die Verwendung von Barcodescannern
  • Steuerungsfelder für die Stationsanforderung

Materialanforderung durch die Station

  • Anfordernde Stationen (Kostenstellen bzw. Warenempfänger) können ihren Bedarf schnell und unkompliziert mittels Suchhilfen und diversen Vorlagen in der elektronischen Stationsanforderung erfassen.
  • Eine gemeinsame Anforderung von Wirtschaftsgütern, Medikamenten und Lebensmittel in einem Anforderungsbeleg wird unterstützt.
  • Zusatzinformationen über Äquivalenzprodukte, Wirkstoffe, Preise etc. erleichtern dem Anforderer die Auswahl der Materialien.
  • Der Status der Anforderung kann jederzeit abgerufen werden, wodurch sich noch ausständige Positionen verfolgen lassen.
  • Eine Scanner-Unterstützung der Materialanforderung bis hin zur komplexen Modulschrankverwaltung wird im APM standardmäßig zur Verfügung gestellt.
  • Über Kostenstelleneinschränkungen kann definiert werden, welche Kostenstelle ein Material anfordern darf.
  • Die elektronische Genehmigung der Anforderungen bietet mittels Genehmigungsstufen flexible Möglichkeiten, die unterschiedlichsten Genehmigungsabläufe je nach Material und Kostenstelle im System abzubilden.
  • Mit der erweiterten Genehmigung kann eine zweite Genehmigungsstufe (z.B. für Budgetprüfung) eingesetzt werden.

Verwaltung von Anforderungsvorlagen

  • Kostenstellenvorlagen mit und ohne Vorschlagsmengen können generiert und gepflegt werden.
  • Zentrale Vorlagen, die von allen Kostenstellen verwendet werden können, können von den Lager-und Einkaufsbereichen hinterlegt werden.
  • Massen-Funktionen zum Ersetzen und Löschen von Materialien unterstützen die Wartung in Anforderungsvorlagen.

Kommissionierung von Warenkörben für die Kostenstellen

  • Mit dem Erzeugen des Kommissioniervorrates je Werk und Kommissioniersachbearbeiter werden die genehmigten Anforderungen in die Kommissionierung übergeleitet.
  • In der Plausibilitätsprüfung werden die Anforderungen vom jeweiligen Lagerbereich geprüft. Dabei sind folgende Bearbeitungs- und Buchungsvarianten möglich:
    • Gesamtlieferungen, Teilkommissionierungen sowie komplette Stornierungen
    • Restantenabwicklung und Wiedervorlagefunktion bei mangelnder Verfügbarkeit
    • Übergabe an den Einkauf, die Apothekenfertigung oder an den Vertrieb als Kundenauftrag
    • Generierung von Kommissionierlisten als Ausdruck
    • für die mobile Kommissionierung oder
    • für die Weiterverarbeitung mit einem Kommissionierautomaten
  • Mit der Nachkommissionierung können bequem auch ohne Stationsanforderung direkt Warenausgänge auf die Kostenstelle sowie Retouren von der Kostenstelle gebucht werden.
  • Für den Nachdruck von Kommissionierscheinen steht eine eigene Transaktion zur Verfügung.
  • Für die Anbindung eines Kommissionierautomaten stehen im APM-Standard ein Datenexport an den Kommissionierautomat sowie ein Datenimport für die Rückmeldung des Kommissionierautomaten zur Verfügung.

Zur Bearbeitung von Bestellanforderungen

• Mit der BANFen-Liste können bequem Bestellanforderungen bearbeitet, Lieferanten zugeordnet und die Bestellanforderungen in Bestellungen übergeleitet werden.

• Durch die Möglichkeit der Gruppierung nach Lieferanten im Layout wird die Liste sehr übersichtlich. Der Bearbeiter wird durch die Anzeige des aktuellen Bestandes und des Einkaufswertes umfangreich informiert und kann die Bestellanforderung in der Zeile direkt bearbeiten.

Mobile Szenarien

Für folgende Funktionen gibt es im APM mobile Transaktionen zur Abwicklung der Geschäftsprozesse mit Scannerunterstützung:

  • Mobile Anforderung
  • Mobile Kommissionierung
  • Mobile Inventur
  • Mobile Stationsinventur
  • Mobiler Wareneingang
  • Mobile Stationslagerentnahme

Apothekenfertigung

Für die Abwicklung der Apothekenfertigung werden Funktionen des Moduls Produktionsplanung verwendet. So werden Rezepturen in Form von Stücklisten im System hinterlegt, auf die die generierten Fertigungsaufträge zurückgreifen. Die Anbindung an die Produktionsplanung erlaubt nicht nur die Integration von Lager- und Rezepturfertigung, sondern unterstützt auch die Chargenfunktion und die Nutzung der SAP Disposition. Bei Einzelfertigungen können die Fertigungsaufträge direkt aus der Plausibilitätsprüfung heraus erzeugt werden. Nach der Rückmeldung in der Fertigung wird dann auch der Warenausgang auf die Station direkt in der Plausibilitätsprüfung gebucht.

Datenübernahmeprogramme für Apothekendaten

  • Die Taxband - Daten des Österreichischen Apothekerverlages können in den Materialstamm übernommen werden. Damit steht die Spezialitätenpreisliste mit Apothekeneinkaufspreis und Fabriksabgabepreis zur Verfügung.
  • Mit einem Preisupdateprogramm können die Preise auch auf Infosätze übernommen werden.
  • Durch Einspielung der SIS – Daten des Apothekerverlages können der ATC-Code und die Wirkstoffe in den Materialstamm übernommen werden.
  • In der Äquivalenzproduktsuche können dadurch Medikamente mit gleichem ATC-Code ermittelt werden
  • Der elektronische Erstattungskodex (Ökoliste) des Hauptverbandes der österreichischen Sozialversicherungen kann ebenfalls übernommen werden. Dadurch können billigere Ersatzpräparate für Materialien ermittelt werden.
  • Die Fachinformationen des Austria Codex können als PDF-Dateien hochgeladen werden und werden dann im Medikamenteninformationssystem angezeigt.
  • Für Kunden aus Deutschland steht für die ABDA-Daten ein Upload und ein Update-Programm zur Verfügung.
  • Der HOSP – Index aus der Schweiz kann ebenfalls eingelesen und die Daten in den Materialstamm übernommen werden.

Auswertungen

  • In der Anforderungsliste stehen der Station umfangreiche Informationen zur Materialanforderung zur Verfügung.
  • Die Kommissionierungsliste enthält Informationen über die in der Kommissionierung erzeugten Belege.
  • Aktuelle Informationen durch monatliche Updates von Tax-Band und SIS-Datenbeständen im Medikamenteninformationssystem
  • Betäubungsmittelkartei als Ersatz des Suchtgiftbuches
  • Restantenabwicklung über das Restanteninformationssystem
  • Komfortable Bestellabwicklung durch eine eigene BANF-Bearbeitungsliste
  • Analysen über Materialverbräuche je Kostenstelle

Weitere Funktionalitäten

  • Mit der Kassenrezepterfassung können Kassenrezepte patientenbezogen und unter Berücksichtigung der Ökonomie erfasst, gedruckt und abgespeichert werden.
  • Mit einer Stationslagerverwaltung können für definierte Materialien die Stationslagerbestände im System aktuell gehalten werden.
  • Mit Programmen zur Erfassung einer Stationsinventur können die Stationsbestände erfasst werden.